Rendezvényekre járni mindenki szeret, de arra kevesen gondolnak, hogy egy rendezvényszervezőnek mennyi munkája van abban, hogy emlékezetessé tegye számunkra az eseményt. A legfontosabb: mindig mindennek a helyén kell lennie!
A kültéri és a beltéri rendezvények
A beltéri és a kültéri rendezvények szervezése is sok munkát igényel, de más-más szempontok alapján történik. Beltéri rendezvények főleg az ősztől tavaszig tartó időszakban vannak, nyáron gyakoribbak a kültériek. Mindig a rendezvényszervezők ötletességétől, tapasztalatától függ, hogyan tudják őket sikeresen megvalósítani.
Ha téged is érdekel a rendezvényszervező szakma, vegyél részt egy képzésen, ahol elsajátíthatod az alapokat. A MOE Rendezvényakadémia folyamatosan indítja az online végezhető mesterkurzusát, ahol a szakma kiváló képviselőitől tanulhatsz, gyakorlatias tudással gazdagodhatsz.
A beltéri rendezvények szervezéséhez is sok ötletet kaphatsz a tanároktól, akik számos esettanulmánnyal, csekklistával is segítik a munkádat.
Ilyenre a beltéri rendezvények berendezéséhez is szükséged lesz. Lássuk, mi mindenre kell figyelni!
A beltéri rendezvény berendezéséhez szükséges eszközök
A benti rendezvényeken a tér, a helyiség paraméterei adottak, de a berendezésről gondoskodni kell.
A legfontosabbak a műsorhoz tartozó dolgok: a színpad, a hangtechnika, a hangfalak, továbbá a vendégek által használt bútorok: székek, asztalok. Ezeket úgy kell elhelyezni, hogy mindenki számára megfelelőek legyenek: a hátsó sorból is lehessen jól hallani, a terem szélén ülő is jól lássa a színpadon zajló eseményeket.
Másik nagy fajtája a berendezéseknek a catering eszközök, pultok. Minden esetben a rendezvény típusától függ, hogy milyen étkezést kínálnak majd a vendégeknek, de asztalokra itt is szükség lesz. Ám olyan apróságokra is kell gondolni itt, mint például az asztalterítők, asztali díszek, szalvéták.
A harmadik nagy csoport pedig a biztonsági előírásokkal kapcsolatos: tűzvédelmi felszerelések, elsősegélynyújtó berendezések kerülnek ide.
Még mire kell figyelnie a szervezőnek?
A profi rendezvényszervezők mindig bejárják a helyszínt a szervezés kezdetén. Megfigyelik, van-e elég hely a parkoláshoz, logisztika szempontjából is megfelel-e az épület és odabent mi segítheti a tájékozódást. Eligazítótáblát, ültetési rajzot mindenképp ki kell helyezni a bejáratnál!
Az időjárás függvényében ki kell alakítani egy ruhatárat is minden rendezvényen. Az ehhez szükséges dolgokról – fogasok, ruhatári sorszámok, biléták – is gondoskodni kell.
A fogadóhelyiség gyakran egyben a regisztráció színhelye is: laptop, nyomtató, papírok, tollak és egyéb irodaszerek beszerzésére is elengedhetetlen!
A beltéri rendezvények előnye, hogy mosdó, öltözőnek felhasználható terem mindig van az épületben. De érdemes nyitott szemmel körbejárni ezeket a helyiségeket is, és a hiányzó eszközöket pótolni.
