Sokan úgy gondolkodunk, hogy az a stressz, amit feladataink feltornyosulása, és az abból fakadó adrenalin-szint emelkedése okoz, felpörget, és hatékonyabbá tesz. Sokakra valóban ösztönző hatással tud lenni az ilyen fajta feszültség, azonban az állandó, napi küzdés az idővel hosszú távon akár meg is betegíthet. De mit tehetünk, hogy az idő a barátunkká váljon, és ne folyjon ki a kezünk közül?

 A hatékony időmenedzsmenttel nemcsak kényelmesebb életet, de nyugodtabb heteket, napokat is teremthetünk magunknak, és persze, a környezetünk sem fog kikészülni tőlünk. Persze, ehhez az is kell, hogy belássuk, mennyit bírunk el, és ne is tervezzünk be többet, mint amit előreláthatólag teljesíteni tudunk. De honnan tudjam, mennyit fogok tudni megcsinálni abból a rengeteg, előttem tornyosuló feladatból, mikor egyik napom ilyen, a másik pedig olyan? Egyik nap kreatívabb és hatékonyabb, míg a másik nap lustább, erőtlenebb vagy? Próbáld ki a táblázatos módszert, és legyenek beiktatva kreatívabb illetve lassúbb napokra elosztott és rangsorolt tennivalók. Ehhez a legjobb, ha jó előre rendszerezel és rangsorolsz. Például így:

Rangsorold listán, majd rendszerezd táblázatban a feladataidat!

Amikor ezt is, meg azt is meg kellene csinálni, majd közben eszedbe jut még egy harmadik, sőt negyedik dolog is, ami megoldatlan feladatként árválkodik. Ez a multitasking-jelenség, amivel csak azt hisszük, hogy hatékonyabbak és gyorsabbak lehetünk, közben nem! Mindez a többi más tevékenység ugyanis, amibe belekapsz, csupán elvonja a figyelmedet arról a dologról, amibe elsőnek belekezdtél. Amikor több szálat futtatsz egyszerre, könnyen megeshet, hogy elveszel a részletekben, és az aprólékos, „mindenre odafigyelés”-nek az lesz a vége, hogy nem végzel végül semmivel sem.

Ilyenkor jól jönni egy lista, amin szépen sorjában felvezeted a teendőket, és ahogy végeztél az egyikkel, kipipálod és jöhet a következő feladat. Ha túl hosszú lenne a lista, vagy többrétűek a feladataid, akkor készíts egy táblázatot, amelybe adott hétre, vagy napra leosztod pontosan látod, hogy melyik jön a sorban, és mit fogsz elvégezni azon a napon vagy az adott héten. Ettől egy kicsit megnyugszol, ha látod, hogy szép sorjában mindennek megvan a maga ideje, és előreláthatólag meg is tudod így szervezni a hetedet, tudva, hogy mi az, ami ténylegesen belefér, illetve mennyit tudsz még bevállalni, és azt is, hogy így belátható időn belül végzel a feladataiddal.

A blokkolás módszere

Éppen benne vagy egy szövegírásban, vagy egy fontos prezentációt kell összeraknod, vagy a terveden dolgozol. Közben csörög a telefon, hívnak éppen egy másik munkával kapcsolatosan, vagy jönnek az e-mailek, amik mind fontosnak tűnnek, és úgy érzed, azonnal válaszolnod kell rá – miközben még semmit sem ettél, és a kávéd is ott van érintetlenül, már rég kihűlve…

Ilyenkor szinte azonnal bepánikolunk sokan és úrrá lesz rajtunk a stressz, pedig a higgadtság, és a dolgok rangsorolása itt is nagyon sokat számít. De ebben az esetben remek megoldás a 20-25 perces blokkok módszere. Ez a következőt jelenti: 25 perc elegendő ahhoz, hogy egy valamit hatékonyan elintézz, vagy legalábbis jól haladj vele. Ugyanakkor szinte alig van olyan dolog, ami ne tudna várni 20-25 percet. Bármilyen fontos is a főnök vagy a partner e-mailben feltett kérdése, 20 percet mindenki tud várni – hiszen éppen a mosdóba is kimehet a másik, vagy beszél valakivel telefonon…

Te azonban haladj a tervezéssel, vagy a prezentációd előkészítésével, és ezalatt az erre kitűzött 25 perc alatt próbáld meg, hogy semmi másra ne figyelj, csak arra az egy dologra koncentrálj. Majd ha letelt a 25 perces blokk, a következő 25 percben nyisd meg a mailboxododat, és válaszold meg az összes bejövő e-mailedet, és így tovább… Ha ezt következetesen betartod, – még ha elsőre nehéznek is tűnik – nem fogsz szétesni a sok, egyszerre belekezdett (és utána félbehagyott) dolog miatt.

Teljesíts többet: de tervezz be kevesebbet!

A valódi proaktivitás mindössze csak 6,5 órás. Ennél még rosszabb is lehet az arány, hiszen bejöhet egy-egy fontos hívás, vagy épp neked kell telefonálnod, elintézned valamit gyorsan, illetve az e-mailek és a közlekedés is rengeteg időt vesz el – tehát ezek mind-mind fel tudják borítani a tervezett időrendünket. Éppen ezért jó megoldás, ha a napodnak a tudatosan megtervezett része csupán 4-5 óra, a többi pedig az úgynevezett „puffer”. Hidd el, biztosan ki fogod használni, ám ugyanakkor nem fogsz úgy elcsúszni a feladataiddal.

Tűzz ki magadnak határidőket!

Még akkor is, ha a főnök nem ad külön határidőket az egyes részfeladatokra, vagy önállóan dolgozol, és nincs, aki felügyelje a munkád, pláne jól jön: szabj ki saját magadnak határidőket az egyes feladatokra, részfeladatokra! Megfigyelték, hogy az emberek többsége sokkal produktívabb, amikor egy fix határidőre kell elvégezni valamit. Ez a tendencia van a gyermekes szülőknél is, akiknek időben el kell indulniuk a bölcsibe, oviba, vagy az iskolába a gyerekekért, és így sietnek, hogy időben befejezzék a feladataikat.

Ha nincs még csemetéd, akkor is érdemes ezt kipróbálni: tűzz ki magadnak határidőt, ami után egy másik dolog jön, például edzés, ami egy fix órában, időpontban van, találkozás a barátokkal, vagy az otthoni teendőkből tervezz be valami még a munka utánra. Ha minden nap így teszel, időben végezni fogsz a munkával kapcsolatos feladataiddal, hiszen tudod, hogy utána vár még a másik tevékenység, ami lehet, hogy sokkal kellemesebb, így ösztönözni fog, hogy időben elindulhass. Ha megvannak a fix napi rutinjaid – ebédidő, edzésidő, külön idő az e-mailek megválaszolásának, külön blokk az aktív tervezői munkának, stb – akkor sokkal hatékonyabban haladsz majd mindennel.

Képek forrása: lifehack.org; cmich.edu; geryldeer.com; undewr30ceo.com; upmcmyhealthmatters.com; diyhshp.blogspot.com; techrepublic.com; boyerlawfirmblog.com; abc.net.au;